思路清晰，用詞準確

　　在寫郵件的時候，建議第一件事情是先寫主題，主題一定不能為空，畢竟主題是收件人對郵件的第一印象，郵件的意圖已經(jīng)重要性都需要在這里表現(xiàn)出來。在編寫主題時要注意思路清晰，用詞簡潔。符合郵件正文內(nèi)容，可以適當(dāng)?shù)氖褂脴它c符號進行強化信息的重要性，譬如感嘆號等。若是多次回復(fù)的郵件，主題一定要和內(nèi)容的變化而做相應(yīng)的調(diào)整。

　　正文敘述流暢邏輯性強

　　正文的書寫要一定要結(jié)合主題來寫，寫清楚你是誰，需要收件人做什么（郵件的目的），具體執(zhí)行時間或是寫信日期，是否需要對方回信，你的聯(lián)系方式等。以重要性和緊急程度排序，要邏輯清楚，重點突出。寫完以后一定要檢查一下，是否有差別字，語句是否流暢，是否表達清楚自己的訴求，避免不必要的失誤，也是對收件人最起碼的尊重。需要注意的地方，在商業(yè)郵件中，最好不要使用表情。在正文結(jié)尾的時候要加上你的稱呼和聯(lián)系方式，方便收件人聯(lián)系你。若是發(fā)送重要郵件并且需要對方盡快回復(fù)時，可以選擇用短信、微信、電話等提醒對方，確保對方是否郵件，還能了解對方具體回復(fù)時間。

　　收到郵件要及時回復(fù)

　　對于客戶或者商業(yè)合作伙伴的郵件一定要及時反饋，如果不能及時反饋也要說明一下原因，這是對發(fā)件人的尊重，也可提現(xiàn)你的專業(yè)性。對于已經(jīng)回復(fù)過一次還未解決問題的郵件，在回復(fù)時需要修改主題，對于多次郵件都沒有解決的問題，需要更換溝通方式，例如面談，網(wǎng)絡(luò)通話等。

　　發(fā)送前確認收件人

　　如果有多個收件人，需要明白是抄送還是一起發(fā)送，如果是給同一單位或是統(tǒng)一領(lǐng)域的人發(fā)送相同的郵件時，一定要主要職位的先后順序，不要在不經(jīng)意間得罪人。

　　附件不要忘記上傳

　　需要上傳附件的郵件，往往附件的主題就是郵件的主題。因此寫新郵件的最佳順序是：附件、主題、正文、收件人。先把附件上傳上去，在上傳的空檔就可以編寫主題和正文了。在附件上傳前，一定要將附件規(guī)范命名，并且在正文中提及，這樣收件人下載的時候就不需要在命名了。如果要上傳很多個附件，而且內(nèi)存也比較大，最好的方法是建立一個新的文件夾，把需要上傳的文件都放在一個文件夾里，先壓縮在上傳，方便收件人一鍵下載。如果是百度云傳輸也是同樣的道理，畢竟一個一個文件下載也很費時間，與人方便與己方便。

　　應(yīng)有的禮節(jié)不能少

　　你的收件人有一部分是你熟識的，同樣也會有一部分是你不認識的。郵件的表達方式可以展示一個人的性格，在郵件中盡量表現(xiàn)的禮貌一些，會給對方一個良好的印象！具體顯現(xiàn)在了解收件人和你的關(guān)系，在選擇稱呼時，要對對方足夠尊重。開頭和結(jié)尾要完善，敬語不能省。例如給上級寫信一般用“恭請”，“敬請”等，給合作單位寫信一般“順祝商祺”等。