據了解，很多初創企業一開始對企業郵箱并不重視，出于對公司成本的考慮，認為企業初期階段能省則省，前期用個人郵箱或是免費企業郵箱辦公就行，等到企業做大之后再進行升級到收費專業企業郵箱。

　　殊不知，這樣相當于將企業信息安全置于一個裸奔的狀態，一旦出現問題，將追悔莫及！因為讓員工在客戶溝通內部管理時多使用員工個人郵箱、微信等進行溝通，這會給后期企業帶來很多隱患。

　　一旦發生問題糾紛甚至是訴訟，會因相關記錄均在員工的私人郵箱或者微信中而無法獲得相關證據，即使是企業可以控制的微信，因手機或者電腦的存儲量有限，經常會定期刪除相關信息，待糾紛爆發時，證據早已灰飛煙滅。

　　更為關鍵的是，員工使用個人郵箱或者是微信進行客戶的溝通，則客戶的相關資料都掌握在員工的手中，可能在利益的誘惑下，將企業的客戶轉為私人的客戶，或者在離職時造成企業的客戶流失。

　　聰明的初創企業會使用企業郵箱進行文件交接，工作溝通，規定員工在涉及工作時一律通過郵件進行文件的傳遞交接，不得用于其他個人用途，公司有權隨時查看郵箱，通過控制監視內部員工電子郵件，解決侵犯員工私隱問題、文件流向存儲問題、客戶流失問題、證據保護問題，最大限度防止公司重要信息和商業秘密泄漏。

　　使用企業郵箱可以自行設定管理員，方便地進行管理、自主群發、分組、修改密碼，設定功能限制等，這些都是個人郵箱無法比擬的。而且當員工離職時，企業還可回收郵箱賬號，使得該員工的所有客戶資料得以保留和延續。企業還可以進行監控管理，對工作郵件進行備份，防止郵件意外丟失并可留檔備查。